Zählen Sie doch einmal nach: Wie viele Emails befinden sich momentan in Ihrem Posteingang – gelesen oder ungelesen? Vermutlich eine ganze Menge. So jedenfalls geht es nicht nur umworbenen Managern, sondern auch fleißigen Projektmitarbeitern und jungen Führungskräften. Zeit für die perfekte Email-Organisation, denn eine überquellende Inbox behindert Produktivität und Konzentration.
Zugegeben: Wer Emails für lange Zeit unbeantwortet im Posteingang belässt, hat zumindest die Chance, dass sich das eine oder andere Thema irgendwann von selbst erledigt. Darauf vertrauen sollte man aber nicht. Und, wer seine Inbox kaum im Griff hat, erweckt zumindest den Anschein, auch sonst nicht allzu gut organisiert zu sein. Hier ein paar wirkungsvolle Tipps, wie Sie den Emailkollaps vermeiden:
1. Trennen Sie sich von dem, was Sie ohnehin nie brauchen!
Eine Emailadresse für Privates, eine für Geschäftliches, da sollten Sie eine klare Grenze ziehen. Oft wird noch eine dritte Adresse für Newsletter empfohlen, ich würde jedoch alle Newsletter, die Sie ohnehin nie lesen, einfach abbestellen. Natürlich nicht den von mir, das wäre blöd.
2. Perfekte Email-Organisation benötigt vier neue Ordner
Wer alle Emails thematisch sortiert, verliert schnell den Überblick. Ich gehe handlungsorientiert vor und verwende im Wesentlichen neben der Inbox nur fünf Ordner:
„Needs Reply“: Hierhin kommen alle Emails, für deren Beantwortung ich nicht länger als ein paar Minuten benötige.
„Needs Action“: Emails in dieser Kategorie verursachen Aufwand und haben die gleiche Bedeutung wie ToDos. Das können z.B. die Bitte um ein ausführliches Gespräch sein, die Einladung zu einem noch vorzubereitenden Meeting oder auch die Bitte, sich um das Geschenk für den Firmenjubiliar zu kümmern. Alle diese Emails landen irgendwann als Aktivitäten in meinen Kalender.
„Done“: Der Ordner für das persönliche Erfolgserlebnis. Hierhin wird alles verschoben, was erledigt ist, inklusive meiner Antwort. Je nach der eigenen Emailfrequenz lohnt es sich, jede Woche die Emails der Vorwoche zu löschen.
„FYI“: Manche Mails wie z.B. die Info zur Rufbereitschaft des IT Supports oder die Vorab-Zusage der nächsten Gehaltserhöhung benötigt man später dann doch noch einmal. Hier ist der Platz dafür.
„Papierkorb“: Der wichtigste Ordner überhaupt. Und das Beste: Sie müssen ihn nicht neu erstellen, der ist nämlich schon da. Irgendwann sollte man aber auch den mal leeren.
3. Einmal richtig ausmisten
Eines lässt sich nicht vermeiden: Für die perfekte Email-Organisation müssen Sie ausmisten. Vorsichtige Naturen archivieren das Postfach vorher lokal, so dass im Bedarfsfall auch die Gehaltsabrechnung von September 2002 wiederbelebt werden kann. Sortieren Sie Ihre Emails nach Datum und löschen schon einmal pauschal alles, was älter als ein Jahr ist. Und dann machen Sie gnadenlos weiter: Was nicht in einen der vier neuen Ordner gehört, kommt in den Papierkorb. Fotos oder wichtige Dokumente sichern Sie lokal, die Mails dazu können gelöscht werden.
4. Feste Zeiten für Ihre Email
Lassen Sie sich nicht unnötig von jeder gerade neu hereingekommenen Nachricht ablenken. Der Vorteil gegenüber einem Telefonat ist doch der, dass man sich um Emails kümmern kann, wenn es am besten passt. Und nicht nur dann, wenn es gerade „Pling“ macht. Vorschlag: Stellen Sie die Eingangsbenachrichtigung ab, das schont Ihre und auch die Nerven Ihrer Kollegen.
Die Bearbeitung von Emails benötigt Zeit, die Sie planen müssen, wenn Sie sonst noch so einiges vorhaben. Mit 30 Minuten am Morgen, 20 Minuten nach dem Mittagessen und noch einmal 15 Minuten vor dem abendlichen Weg nach Hause oder ins Hotel sollten Sie hinkommen. Der Morgenslot hilft beim Wachwerden, der Abendslot unterstützt die Planung für den nächsten Tag. Ganz einfach, wenn Sie diese Zeiten auch im Kalender reservieren. Auch das gehört zur perfekten Email-Organisation.
5. Denken Sie an andere
„Quality starts at the source“ sagt eine alte Reengineering-Weisheit. Und da Sie ja nicht nur Email-Empfänger sind, sondern auch fleißig selber schreiben, sollten Sie diesen Grundsatz beherzigen. Denken Sie vor jeder neuen Email kurz einmal an den Adressaten: Welche Infos benötigt er wirklich? Was soll er mit Ihrer Mail machen? Welche Frage wird er vermutlich als nächstes stellen? Wären andere Kontaktmöglichkeiten eventuell effektiver?
Eine gute Mail enthält nicht mehr als ein paar Sätze, verzichtet auf Einträge im cc:, bringt klar zum Ausdruck, was vom Empfänger erwartet wird und benötigt keine sofortige Antwort. Wenn Sie diese Tipps beherzigen, sollte Ihre Inbox am Abend komplett leer sein. Können Sie sich vorstellen, was für ein gutes Gefühl das ist?
