Wer für mehrere Projekte gleichzeitig verantwortlich ist und den Status jeder Initiative nicht nur im Überblick, sondern auch im Griff behalten möchte, kennt das Problem: Eine klassische ToDo-Liste ist lediglich eindimensional und stößt schnell an ihre Grenzen. Aber es gibt Alternativen.
Irgendwann in den letzten Jahren habe ich Trello entdeckt und nutze es seitdem für alles, was irgendeiner Form von Organisation bedarf. Dazu gehören verschiedene geschäftliche Projekte, die Planung komplizierter Reisen, die Verwaltung der persönlichen Bucketlist und einiges mehr. Ich habe Trello sogar bei der Vorbereitung einer Stadtrallye beim letzten Kindergeburtstag genutzt, verwende es als Merkzettel für die neusten Berlintipps (da bin ich ab und zu gerne mal) und für Verschönerungsprojekte in den eigenen vier Wänden. Vielleicht wäre Trello ja auch etwas für Sie?
Was genau ist Trello?
Trello ist ein visuelles Organisations-Tool, mit dem sich ganze Teams, mehrere Projekte und schließlich auch die eigene ToDo-List perfekt organisieren lassen. Im Prinzip – und stark vereinfacht – ist Trello eine große Online-Pinwand, an der sich beliebig viele Listen anlegen und mit Karten befüllen lassen. Alle Karten lassen sich verschieben und mit vielfältigen Informationen und Bildern anreichern. Wer ab und zu in der agilen Projektwelt unterwegs ist, dem kommt der grundsätzliche Aufbau sicher nicht ganz unbekannt vor – Stichwort „Scrumboard“. Alles ist nach kurzer Eingewöhnung kinderleicht zu bedienen, egal ob als Tool für die persönliche Organisation oder als Collaboration Platform für Teams. Die in den meisten Fällen voll ausreichende Grundversion ist kostenlos und kann plattformübergreifend per App oder auch im Webbrowser genutzt werden.
Drei Bausteine: Pinnwand, Listen und Karten
Pinnwände (die „Boards“) sind die größte Organisationseinheit und die Grundlage für ein bestimmtes Projekt (z.B. die Reise in den Himalaya), eine Projektgruppe (z.B. Accountaktivitäten bei Kunde A) oder ein bestimmtes Thema (z.B. „Die besten Adressen in Berlin“). Jedes Board kann privat sein oder zusammen mit anderen Teammitgliedern bearbeitet und geteilt werden.
Listen sind die nächste Organisationsstufe und können z.B. thematisch (Restaurants, Hotels…), zeitlich (Tag 1, Tag 2…) oder auch prozessbezogen (neu, in Arbeit…) angelegt werden. Es gibt dabei keine Vorgaben, alles ist flexibel. Listen lassen sich einfach hinzufügen, verändern und sogar zwischen einzelnen Boards verschieben. Hilfreich bei mehreren Teammitgliedern ist die „Subscribe“-Funktion, mit der man automatisch über Änderungen an einer Liste informiert wird.
Für Karten, die unterste Organisationseinheit, gilt alles bisher gesagte und noch einiges mehr. Jede Karte kann visuell gestaltet, mit beliebigen Informationen versehen und durch Fotos oder Anhänge ergänzt werden. Karten können individuelle Labels bekommen, Checklisten beinhalten und mit Endterminen versehen werden, die dann auch in einer Kalenderansicht projektübergreifend dargestellt werden. Per Drag-and-Drop lassen sich alle Einträge beliebig verschieben oder kopieren. Jede Aktivität wird getrackt, so dass auch im Nachhinein nachvollziehbar ist, wann durch wen welche Änderung vorgenommen wurde. Und sollte jemandem unterwegs der zündende Gedanke kommen, dann lassen sich neue Karten sogar per Email erstellen – jedes Board besitzt eine eigene Emailadresse.
Und ein paar Erweiterungen
Trello hat im Menü „Extras“ eine ganze Menge Erweiterungen (die „Power Ups“) versteckt. Die bereits angesprochene Kalenderfunktion ist eine, andere sind etwa eine Abstimmfunktion für einzelne Karten, die Hinzunahme von Videochats, das Tracking von Karten und eine Reihe visueller Ergänzungen wie z.B. das optische Altern von Karten, deren DueDate näher rückt.
Auch lässt sich Trello per Power Up mit einer Vielzahl von Angeboten weiterer Anbieter integrieren. Dazu gehören Bitbucket, Salesforce, Dropbox, Twitter, Surveymonkey, Zendesk, Mailchimp, Jira, Github und noch einige andere. Soll ja keiner sagen, das wäre ein Stand-Alone-Produkt.
Aller Anfang ist leicht
Klingt kompliziert? Ist es aber gar nicht, einfach mal loslegen. Zum Beispiel mit einer ansprechend gestalteten Einkaufsliste für jedes Ihrer Standardgeschäfte – dem „Shoppingboard“. Dabei merken Sie ganz schnell, wie alles funktioniert und wo Sie Trello noch einsetzen können. Viel Spaß, mehr Überblick und gesteigerte Produktivität!
